Neljä vinkkiä pörssiyhtiöille miten valmistautua 2023 yhtiökokouskevääseen

Osakeyhtiölain uudet muutokset ovat nyt voimassa heinäkuusta lähtien ja vanhat esteet pitää virtuaalisia yhtiökokouksia ovat nyt poissa. Suomessa on pidetty viimeiset 2 vuotta poikkeuslain avulla yhtiökokouksia pelkällä ennakkoäänestyksellä ja sen aika on myös lähes ohi, sillä uusien lakimuutoksien myötä, voimme aloittaa aidosti virtuaalisten yhtiökokouksien ja hybridimallisten yhtiökokouksien pitämisen.

Keräämme tähän asioita, joita juristien ja pörssiyhtiöiden sijoittajaviestinnän ammattilaisten on hyvä huomioida ja hyödyntää pitäen silmällä tulevaa 2023 AGM-kautta.

Jotta yhtiökokouksen voi pitää täysin virtuaalisena, tulee yhtiöjärjestykseen lisätä maininta asiasta. Tämän muutoksen voi tehdä vielä syksyn 2022 aikana ylimääräisessä poikkeuslakikokouksen tyylisessä yhtiökokouksessa. Kannattaa huomioida, että tämä mahdollisuus poistuu 2022 jälkeen, joten muutos kannattaa tehdä saman tien. Tällaisessa EGM:ssä ei voi kuitenkaan päättää muista asioista, mikä on myös hyvä huomioida. Inderes kannustaa yhtiöjärjestyksen muuttamiseen ja tarjoamme jopa 2000 euron alennuksen keväällä 2023 järjestettävään virtuaaliseen yhtiökokoukseen, jos teet yhtiöjärjestyksen muuttamisen jo nyt syksyllä poikkeuslakia hyödyntäen. Mallia voi ottaa Nightingale nimisestä pörssiyhtiöstä, joka muutti ennakoivasti yhtiöjärjestystä jo kesällä. Linkki

Käytännössä EGM:ssä on vain yksi äänestettävä kohta ja se voidaan pitää poikkeuksellisesti vielä 2022 syksyn aikana pelkällä ennakkoäänestyksellä ilman fyysistä kokousta, joten prosessi on helppo ja kevyt.

Ennakkoäänestys on tullut jäädäkseen. Olemme poikkeuslain aikana oppineet, että se on palvelu, joka auttaa hallintarekisteröityjen omistajien äänestämistä, päivällä kiireisten ihmisten elämää, jos haluaa silti vaikuttaa yhtiökokouksissa ja luo turvallisuutta, kun suurimmat omistajat saavat äänet sisään jo ennen yhtiökokousta. Saavutettavuus on iso osa digitaalisuutta ja ennakkoäänestys edustaa kaikkea hyvää mitä digitaalisuus tuo yhtiökokouksiin. On vaikea perustella miksi Lapissa asuva ja työssä käyvä omistaja pakotetaan saapumaan kello 14:00 Helsinkiin äänestämään, ilman muita vaihtoehtoja.

Ole tarkkana termistöstä ja kyvykkyyksistä, kun puhut AGM-malleista. Tämä auttaa hallitusta ja muita sidosryhmiä ymmärtämään kokonaisuutta, jolla haluat pitää kevään yhtiökokouksen. AGM-mallit voidaan helposti jakaa kolmeen malliin. Täysin virtuaalinen, hybridimalli ja klassinen yhtiökokous. Täysin virtuaalinen yhtiökokous vaatii yhtiöjärjestyksen muuttamisen, jolloin puheoikeutta ja äänestysoikeutta voidaan käyttää vain verkon yli. Hybridimalli ei vaadi yhtiöjärjestyksen muuttamista, mutta osakkaalla on siinä mahdollisuus paikan päällä käyttää ääni- ja puheoikeutta, mutta osakkaalla on myös aidosti sama oikeus verkon yli. Klassisessa yhtiökokouksessa osakkaalla on vain oikeus käyttää puhe- ja äänioikeutta fyysisesti, mutta verkon yli voi silti seurata lähetystä ilman aitoa osallistumista. Hybridi termiä pitää siis välttää, jos tarkoittaakin oikeasti klassista yhtiökokousta, jossa on pelkästään mahdollisuus seurata verkon yli lähetystä. Termien sekoittuminen voi aiheuttaa suurta hämmennystä sidosryhmien välillä, kun tehdään päätöksiä, miten yhtiökokous pidetään keväällä.

Validoi teknologia ja softatoimittajan kyvykkyys toteuttaa heinäkuun lakimuutokset. Virtuaalinen AGM ja hybridimallinen AGM vaativat sen, että ohjelmisto tukee mahdollisuutta käyttää puheoikeutta audion välityksellä, eli suullisesti, eikä pelkästään chat-toiminnallisuuden avulla. Ohjelmiston täytyy myös tukea mahdollisuutta äänestää eri edustuksilla eri tavalla. Esimerkiksi jos edustat sinun lasta tai puolisoasi, sinulla täytyy olla mahdollisuus äänestää heidän äänillänsä eri tavalla kuin omalla äänelläsi. Inderesin yhtiökokousratkaisut tukevat näitä ja saat lisätietoa kysymällä.

Toivottavasti nämä vinkit auttavat teitä eteenpäin ja valmistautumiseen kevään 2023 yhtiökokouskauteen! Nähdään suunnittelupalavereissa ja kevään yhtiökokouksissa!

Yu Gong
Inderes Yhtiökokousratkaisut
+358505000093
yu.gong@inderes.fi