Q&A Inderesin virtuaaliyhtiökokouksesta yhtiöille
Kysymyksiä ja vastauksia virtuaaliyhtiökokoukseen liittyen
Päivitetty viimeksi 18.12.2020
Mikä on virtuaaliyhtiökokous?
Inderes on kehittänyt yhtiökokousten järjestämiseen virtuaaliyhtiökokouskonseptin (VAGM), joka mahdollistaa yhtiökokouksen järjestämisen onnistuneesti verkossa. Kevyemmässä versiossa osallistujat rekisteröityvät palveluun vahvan tunnistautumisen kautta ja voivat seurata tilaisuutta ilman reaaliaikaista äänestämis- ja puheenvuoromahdollisuutta. Täysin virtuaalinen yhtiökokous mahdollistaa myös osakeyhtiölain tarkoittaman täyden etäosallistumisen.
Tukeeko Inderes kirjepostilla äänestämistä?
Kyllä tukee. Inderes voi käsitellä myös fyysisten kirjeitten avulla tehdyt äänestykset ja yhdistää ne sähköiseen äänestykseen. Kirjeteitse voi äänestää ennakkoäänestyksessä.
Kuinka tunnistautuminen tapahtuu?
Tunnistautumisen voi tehdä suomalaisilla verkkopankkitunnuksilla tai SIM-kortin mobiilivarmenteella, sekä ruosalaisella Bank ID -metodilla.
Kuinka valtakirjalla osallistuminen hoidetaan?
Valtakirjalla osallistuminen käsitellään manuaalisesti, minkä jälkeen etäosallistumislinkit lähetetään käyttäjille. Tuemme myös automaattisia Suomi.fi valtuutuksia, jolloin tunnistautuminen yhtiönä tai edustajana on tehty automaattiseksi Suomi.fi kautta.
Ovatko desimaaliäänet ja äänileikkurit tuettuja?
Kyllä
Voivatko osakkeenomistajat äänestää vain ennakkoon vai osallistua myös kokouksessa päätettäviin äänestyksiin?
Osakkeenomistajat voivat äänestää sekä ennakkoon että verkon yli kokouksen aikana.
Kuinka kysymysten esittäminen tapahtuu?
Suosittelemme yhtiöitä ottamaan käyttöön myös ennakkokysymykset niiden helppouden takia. Kokouksen aikana voidaan myös aktivoida kyselyominaisuus, jolloin kysymyksiä voi kysyä myös kokouksen aikana oikealla nimellä varustettuna.
Voivatko hallintorekisteröidyt osakkeenomistajat
Äänestää? Samalla tavalla kuin aikaisemminkin käyttäen tilinhoitajayhteisöjen asiamiehiä/edustajia. He voivat äänestää ennakkoon.
Tunnistautua? Eivät voi, se tapahtuu manuaalisesti.
Seurata kokousta? Voivat seurata kokousta, jos heille lähetetään katselulinkki ja salasana manuaalisesti.
Fyysinen läsnäolo: kenen pitää olla paikalla?
Kokousvieraiden joukosta suosittelemme ainakin hallintarekisterien edustajien sekä valtakirjalla osallistuvien saapuvan fyysisesti paikan päälle. Mikäli kokous tapahtuu väliaikaislain mukaisesti ennakkoon, niin kenenkään ei tarvitse saapua paikalle.
Virtuaalisen yhtiökokousalustan äänestystoiminto livenä ei tällä hetkellä sovellu osakeyhtiölain 5 luvun 12 §:n mukaiseen eri osakkeilla eri tavalla äänestämiseen. Tästä rajoituksesta tulee mainita ilmoittautumisen yhteydessä, jolloin osakkeenomistajat, jotka haluavat käyttää osakeyhtiölain 5 luvun 12 §:n mukaista oikeuttaan, tulee ohjata osallistumaan fyysisesti yhtiökokoukseen kyseisen oikeuden käyttämiseksi. Väliaikaislain mukaisesti kaikki voivat silti osallistua etänä, sillä ennakkoäänestyksessä on mahdollista äänestää eri osake-edustuksilla eri tavalla.
Onko kaikille halukkaille varattava mahdollisuus osallistua fyysisesti kokoukseen?
On. Tarjoamme myös paikan päällä järjestettävän kokouksen, jolloin äänestystä voi tehdä joko paperilipukkeilla tai omalla kännykällä, mikäli käyttäjällä ei ole kännykkää niin voimme lainata osakkaille kännyköitä.
Onko tekniikkaa jo testattu?
Virtuaalisen yhtiökokousalusta on testattu monipuolisesti jo 2020 keväällä noin 50:llä kokouksella.
Jos ongelmia tulee, kenen puoleen voi kääntyä?
Inderes järjestää asiakastuen osoitteessa info@inderes.fi .
Tuleeko kokouksiin teknistä tukihenkilöstöä, joka osaa toimia ongelmatilanteissa?
Inderesiltä tulee moderaattori sekä paikan päällä olevan tekniikan operoija, sekä mahdollista kuvaustuotantoon liittyvää henkilöstöä.
Onko mahdollista, että virtuaaliyhtiökokous ei ole laillinen/päätösvaltainen?
Osakeyhtiölain 5 luvun 6 §:n 1 momentin mukaan jokaisella osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Edelleen osakeyhtiölain 5 luvun 16 §:n 2 momentin mukaan yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että kokoukseen saa osallistua postin taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Mikäli yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin, myös hallitus voi päättää asiasta. Tyypillisesti päätös virtuaalisen yhtiökokousalustan käyttämisestä tapahtunee siis hallituksen päätöksellä. Yhtiöiden on kuitenkin syytä varmistaa, että yhtiöjärjestys ei sisällä määräystä, jonka mukaan osallistuminen tietoliikenneyhteyden välityksellä olisi kielletty.
Skaalautuuko tekniikka tarvittaessa vaikka 10 000 osallistujalle?
Kyllä skaalautuu. Tiedämme myös aina osallistujien enimmäismäärän ennalta mikä edesauttaa kapasiteetin mitoittamista.
Mitä yhtiökokouskutsussa pitää mainita liittyen virtuaalikokoukseen?
Yhtiökokouskutsussa kuvataan tarkasti virtuaaliseen yhtiökokoukseen osallistumisen edellytykset sekä jaetaan ohjeet kokouksen menettelytavoista. Lisäksi yhtiökokouskutsussa ja muissa materiaaleissa selitetään Virtuaalista yhtiökokousta koskeva puhevallan rajoitus sekä se, että halutessaan käyttää puhevaltaa osakkeenomistajan tulee osallistua tavalliseen kokoukseen.
Ovatko juristit tarkastaneet, että palvelunne on lakiteknisesti pätevä?
Inderes on keskustellut johtavien lakitoimistojen kanssa osana tuotekehitystä.
Tukeeko järjestelmä tulkkausta?
Tulkkaus voidaan järjestää yhtiöille ja ohjelmisto tukee simultaanitulkkauksen käyttöä.
Hallitus esitti 2020 väliaikaisia poikkeussääntöjä, joiden mukaan pitää tukea ennakkovastaehdotukset ja niiden pitää olla tiedossa ennen äänestystä ja ennakkoäänestämistä. Tukeeko VAGM uusia poikkeussääntöjä?
Tämä kaikki on tuettu ja testattu läpi 2020 keväällä.
Lisätietoja:
Luetuimmat artikkelit
